Google Workspace 旗下服务由於门槛低加上有免费选项，受到很多刚起步、预算不高的新创团队、微型与中小企业的爱用。眼看 Google Workspace 即将转换为收费服务，很多企业开始在固守 Google Workspace 与寻找其他替代方案之间犹豫不决。今天我们来讲讲与 Google Workspace 半分天下的 Microsoft 365，如何为各种规模的企业主、工作室打造量身订做的服务，让企业依自己的需求抉择。

Google Workspace 收费在即，企业是否该跳槽 Microsoft 365？

因应趋势，不管是微软或是 Google，近年来都在积极推动以云端为基础的生产力软体与服务套装工具。这两巨头的服务皆以强大、可靠性高的云端基础架构为核心，并拥有自家的全球资料中心，尽管双方表面看起来功能差不多，但 Microsoft 365 与 Google Workspace 在云端结构和应用程式的设计方面明显采取不同的逻辑与方式，对大多数人来说，选择使用哪一款的最直接方式就是从硬体合适度来着手。

Google Workspace 因为入手门槛低，是很多中小企业的选择，整体服务以浏览器与原生工具为核心，包含 Gmail、Google 云端硬碟、Google 文件和 Google 试算表等基於网页服务，与员工已经熟悉的个人版工具相同。当与 Chrome 浏览器一起使用时，这些应用程式可支援离线储存文件与档案。不过根据 Google 最新公告，免费版本自今年 6 月 1 日起将无法再使用，要求用户需於 8 月 1 日前转换至收费模式，不免让人觉得工具功能性覆盖不够深入，也使得它对企业的吸引力略减。

微软则是构筑於自家的 Office 专有权（过去称为 Office 365，现在叫 Microsoft 365），所包含的应用程式皆为可自动更新的同捆包之中，端对端服务（包括 Exchange Online、OneDrive Business、SharePoint Online 和 Microsoft Teams）让团队从本地伺服器迁移到云端有了更简易的途径。员工可利用熟悉的电脑版应用程式造访包含 Outlook、Word、Excel 和 PowerPoint 等服务，也可使用网页版替代方案。

以下笔者将会为大家细细盘点两大巨头分别适用不同企业规模的方案与内含服务。

25 人以下企业：Google Workspace Business Starter vs. Microsoft 365 商务基本版

Microsoft 365 赢在电子邮件与云端储存容量，更可在会议後将线上会议录影存至云端空间中

这项最基础方案主要针对人数较少的新创、工作室、小型企业而设。在人数精简的微型与小型企业中，可能不会配置专门的 MIS 或 IT 技术人员随时待命，更不会特地投入大量资源架设机房，微型、小型企业最需要的便是从前端到後台一条龙的简化服务，最好还能提供灵活弹性的方案选择。

由於 Google 将会把免费用户转换为最基础的 Google Workspace Business Starter，下面笔者将它与 Microsoft 365 商务基本版这两项同级订阅产品列表，清楚比较两者之间的差异：

两者相比之下可以看到，Microsoft 365 提供更大的电子邮件储存容量，在云端储存上独立拥有 1TB 空间，比起 Google Workspace 的邮件与云端共用 30GB 来说大方很多。在视讯会议服务上，Microsoft 365 的会议上限人数为 300 人，Google Workspace 则为 100 人，且不能使用会议录影功能，会後若需回顾影片还是 Microsoft Teams 比较方便。对於 25 人以下的企业来说，Microsoft 365 在各项目的确都领先 Google Workspace，是值得考虑的选择！

如果你的企业对视讯会议功能的需求较大，却又不太需要其他云端功能，微软也提供单独订阅服务。可用每位用户每月新台币 120 元的价格订阅 Teams 基本版（Teams Essential），每月享有长达 30 小时最多 300 人参与的无限制群组会议，10GB 的云端储存空间以及随 call 随得的电话与网路支援服务。

倘若企业只需要信箱功能 Exchange Online 订阅方案，每位用户每月新台币 120 元的价格即可拥有企业级进阶安全防护的电子邮件服务，每位用户可享有 50GB 的信箱储存容量，最大可寄送单封 150MB 的邮件，还可以随时随地以各种主要浏览器、装置上存取电子邮件、行事历与联络人，重要信件绝不漏接。

100 人以下中小型企业：Google Workspace Business Standard vs. Microsoft 365 商务标准版

Google Workspace 着重提升空间及人数、Microsoft 新增多项功能

对於 26 至 100 名员工、已经有一定规模的中小型企业，公司里面已经聘雇专职管理的 IT 人员。我们也把 Microsoft 365 商务标准版与同级的 Google Workspace Business Standard 相互比较一下：

在云端储存空间上，Google Workspace 将原先邮件与云端共用的 30GB 一口气增加到 2TB，而Microsoft 365的空间则维持不变。在会议人数上限中，Google Workspace 扩增至 150 人，而微软则维持 300 人，依旧领先 Google Workspace。

Google Workspace Business Standard 主要新增移转工具使用权，方便用户将大型资料、邮件、行事历等移转至 Google Workspace；Microsoft 365 相比之下则新增较多功能，包含善於统整、分析大量资料的 Access 及直觉操作就能建立精美专业版面配置的 Publisher。另外，商务标准版亦增加附带有进阶功能的电脑版 Office 应用程式，就算是在没有网路连接的环境下也可以随时在本机进行作业，及时完成工作项目。

在此规模下的两个方案中，可以看到 Google Workspace 在云端储存空间及会议人数上限皆有明显的提升，而 Microsoft 365 虽容量保持不变，却新增多项功能，让应用范围更加全面。若是有海外贸易往来的企业，Microsoft Teams 音讯会议可提供无限的长途拨入分钟数外，台湾用户还可获得 60 分钟（每使用者／每月）免费拨出时数到美国及加拿大。此外，Teams 音讯会议也有 2.5 美金的加购订阅（折合台币 75 元，每使用者／每月），除了同样享有免费拨入分钟数之外，同时更涵盖 900 分钟免费拨出到更多国家。对於有经商贸易往来的企业可善用这项功能，利用微软所提供的当地电话号码，节省每月国际话费支出。

100 人至 300 人较具规模的中小型企业：Google Workspace Business Plus vs. Microsoft 365 商务进阶版

Google Workspace 持续优化储存空间及人数、微软聚焦提供全面的资料保护功能

人数来到 100 人至 300 人左右的企业已经属於规模较大的中小型企业，当企业扩展到步入成熟稳定阶段时，由於使用人员多且杂，为确保企业权益，对於整体系统资讯安全保护的加强刻不容缓，企业内部装置的管理也是一大课题。

同样地，我们把 Microsoft 365 商务进阶版与同级的 Google Workspace Business Plus 相互比较一下：

Google Workspace 在云端储存空间及会议上限人数持续提升，除拥有 5TB 储存空间，会议人数则最高达到500 人。

Microsoft 365 则聚焦企业资安管理，包含在组织内所有设备套用安全性原则，新增具备远端抹除设备资料功能的 Intune，以及无论敏感资讯储存在哪、和谁共用都能全力防护的 Azure 资讯保护等总共 12 款应用以及其他专属服务；Google Workspace 则新增负责资讯管理与电子蒐证的保管箱及简单、安全使用的 LDAP 功能。

由上可见，若是中小型企业在储存空间、会议人数上有一定的需求，Google Workspace 为较充裕的选项。而 Microsoft 365 则可提供从生产力工具、电子邮件、沟通协作等较全面的防护力，端看企业的考量来选择。

值得一提的是，微软为组织分工细致的企业推出了可弹性混搭的商务版选项，这算是市面上非常少见的选项。企业可以依职权与职务，混搭 Microsoft 商务基本版、标准版与进阶版，最多为 300 位员工不同需求做更精准的划分。举例来说，行政文书人员可以配置基本版，开发人员需要更高层级的安全防护可配备进阶版。混搭能够让成员较多的中小型企业，更明确地精算与节约成本，同时满足每一位员工的工作需要。

除了工具与服务的不同，笔者也特别整理了在选择生产力工具时，比较容易被忽略的几个面向，建议大家可以同步列入考量，选择更适合自身企业的解决方案

• 地区性：
  包含 Google 在内有许多服务无法在中国使用，倘若你的企业在中国设有办公室，又或是经常与中国客户有往来，建议选择可以克服地域限制的办公室软体，才能让沟通联系畅行无阻。
• 介面直觉：
  文书处理软体需要选择各行各业都能无障碍互通的文件格式，无论老少年龄层都能够快速入门使用，不须重新学习熟悉，而操作介面更要深入浅出，对於人力有限的中小企业来说，可以大幅减低教育训练与时间成本，就不容易处於进退维谷的窘境了。
• 整合性：
  选择拥有高度整合性与相容性的软体，相互连结协作简单方便，如果有一个协作平台中心的话，更能提供团队夥伴高效作业，并且保持最即时的文件版本更新，有效消灭资讯落差。
• 资安：
  对中小企业来说，最大挑战即是预算限制及缺乏 IT 资源，容易成为骇客目标。无论是文书还是商业机密，都需要搭配完善的资安防护来抵御不肖人士的侵入，因此要选择建置安全机制，以最先进的防护技术帮助企业提升抵抗力。
• 售後服务：
  选择提供使用者最完整的售後服务体系，从硬体设置到软体问题，皆可在短时间内获得专业人员协助，协助企业主无後顾之忧，节省人力成本。

结语

Google Workspace 或 Microsoft 365，不管哪一套工具，在工作型态转为远端的时局下，都以提供无缝的团队协作与即时沟通为主要重点。笔者在长期使用两套不同系统方面也有一些我自己的感想。Google Workspace 最大的优点在於取得与使用方便简单，你只要有浏览器就可以开来用，在进行文书协作上面的即时性高，效果更佳，缺点就是对网路连线的依赖性强。而 Microsoft 365 的优点则在於其文书工具的完整度高，且较深入与进阶的功能应有尽有，支援性也高。大家其实可以酌情选用，举例来说，当我在与合作厂商一起协作策划大纲，或是跟家人一起规划旅行、购物清单时，不确定对方是否有 Microsoft 365 帐号或工具的情况下，我会选择用 Google Workspace 的工具。若是正式的文件、结构与公式复杂的试算表，为了避免公式混乱或是版面错置，我则会选择 Microsoft 365 的工具来开启与编辑最为恰当。

笔者自己从 Microsoft 365 （最早是叫 Office 365） 推出就是订阅用户，不管是在生产力或是通讯方面都非常实用，对於企业来说，这些应用与服务都是属於「生财工具」，少少的预算就能够让同仁们拥有高生产力工具，不必多聘雇 IT 管理人员即能快速部署并且拥有高规格的安全性与合规性，是一项怎麽精算都值回票价的投资。

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